Une entreprise devrait toujours savoir de quoi auront l’air ses chiffres pour les 12 prochains mois. Il permet aux actionnaires et aux dirigeants de prendre les bonnes décisions au bon moment.
Voici quelques exemples des bénéfices d’un bon budget:
- Suivi mensuel des revenus et dépenses réels par rapport à ce à quoi nous nous attendions avant la nouvelle année
- Réaction plus rapide lors que les objectifs fixés ne sont pas atteints
- Communication efficace aux investisseurs, banquiers, partenaires d’affaires potentiel du plan réfléchi pour les 12 prochains mois
- Attribution d’une enveloppe budgétaire à chaque gestionnaire afin qu’il ou elle connaisse les dépenses autorisées sans avoir besoin de faire approuver chaque dépense
- C’est une excellente façon de rendre ses gestionnaires engagés
Mais surtout, l’entreprise écrit son plan pour les 12 prochains mois, ses projets, sa vision, et ensuite décide selon les revenus projetés, si c’est réalisable.
Une fois que le budget est mis en place
Il faut le suivre.
Il faut l’atteindre.
Mise en situation
Les ventes sont en décroissance et après trois mois consécutifs les objectifs de ventes ne sont pas atteints. En ayant un budget, on le réalise rapidement. On peut ajuster les dépenses en conséquence avant d’arriver à la fin d’année avec une perte irrécupérable.
Les solutions
Une solution face à des ventes plus basses que prévues pourraient être d’investir en marketing pour mousser les ventes des neuf mois restants. Par contre, l’éternelle question face aux investissements en marketing est de quantifier combien chaque dollar investi à rapporté. Quelques indices pourraient être le nombre de nouveaux clients acquis ou l’augmentation de valeur des ventes moyennes par client.
Le plus évident serait d’identifier les dépenses qui doivent être coupées. On analyse les postes budgétaires un à un pour trouver les dépenses qui pourraient être reportées à plus tard ou carrément coupées.
La collaboration est clé
La collaboration entre les départements, et avec les partenaires externes est essentielle au succès de la mise en place d’un processus budgétaire solide et pertinent.
C’est possible que les employés détiennent une partie de la réponse. Allez parler à vos employés pour avoir leur pouls, leur quotidien, ce qu’ils voient ou entendent auprès des clients.
Un banquier n’aime pas apprendre en recevant l’état financier de fin d’année que vous êtes en retard des résultats prévus de 500 000$. Il veut être tenu au courant et connaître votre plan d’actions. Votre budget lui donnera confiance que vous êtes en contrôle de la situation et que vous adressez la situation.
Le budget pourrait permettre à votre banquier d’étirer votre marge de crédit, temporairement. Si certains problèmes de liquidités devaient survenir, il pourra mieux expliquer à son crédit la situation. Et le plan mis en place. Il pourra faire confiance à l’entrepreneur.
La relation entreprise-banque doit toujours être une relation de transparence et de confiance. Le budget et l’atteinte du budget permet à cette relation de perdurer dans le temps.
Deux types de budget
Il est important de faire la différence entre un budget d’opérations (revenus moins dépenses) et un budget de trésorerie (« cash flow » en bon français).
Budget d’opérations
On commence par établir les revenus et les dépenses prévues avec assez de détails. De bonnes hypothèses vont permettre de comprendre le plan.
SVP ne soyez pas l’entrepreneur qui ajoute 5% aux chiffres de l’année passé.
- Faites une liste des ventes par client, ou établissez un potentiel de revenus par régions considérant les facteurs propres à chaque région. Vous pouvez aussi évaluer votre capacité de production maximal ou votre capacité de livraison annuelle, mensuelle ou hebdomadaire. Ça servira de base pour fixer les hypothèses du budget.
- Ça permet aussi d’identifier rapidement si les hypothèses sont assez réalistes pour être atteintes. Ensuite, l’historique des ventes pourra nous permettre d’identifier des cycles et/ou des périodes plus creuses.
- Parlez à votre équipe de ventes et établissez la meilleure façon de fonctionner, propre à votre industrie. Aillez une réflexion qui justifie le chiffre auquel vous êtes arrivé. C’est est valable pour les revenus ou pour les dépenses.
Budget de trésorerie
Une fois votre budget d’opérations établi, il faut établir un budget mensuel de trésorerie. La différence entre les deux est importante puisque liquidités et rentabilité ne sont pas toujours synonyme.
Par exemple, vos ventes mensuelles prévues sont de 1M$ en janvier, mais vous encaissez en moyenne en 30 jours. Il faut donc prévoir que les ventes de seront encaissées en février. Même principe pour les dépenses qui peuvent être payées le mois courant ou en net 30, net 60, etc.
Également, les investissements en équipement, aussi appelé capex, n’apparaissent pas dans les dépenses d’opérations. Elles sont présentées à l’actif au bilan.
Il faut les ajouter au budget de trésorerie. Même chose pour le remboursement de capital des dettes. Il y a de nombreux exemples de divergences entre les deux types de budget, mais les deux doivent être fait et réfléchi.
Un monde qui change
Avant la pandémie, nous pouvions nous fier à notre instinct, notre connaissance des années passées, la stabilité du marché, la fiabilité des chaînes d’approvisionnement.
Ceci est chose du passé. Dans le monde d’aujourd’hui, les tendances ou l’historique d’une entreprise ne sont plus garants du futur. Il faut prévoir l’imprévisible.
C’est ce qui rend le processus budgétaire si difficile, mais plus important que jamais. L’intelligence des données est de plus en plus fiable et efficace, mais ne remplacera jamais l’expertise de l’entrepreneur et de son directeur de finances ou de sa directrice des finances!
Un ou une CFO Externe d’expérience peut vous aider à créer votre budget et vous accompagner dans votre croissance.
Avec la bonne personne, tu vas voir, c’est presque magique ce qui va arriver!
Viens nous en parler, ça va nous faire plaisir!